Structuur voor orde in de Gedeelde Drives

We werken met een vaste structuur van Gedeelde Drives per team of werking (bv. leerjaren, zorg). Binnen die Drives wordt ~~best~~ eenzelfde logische structuur gebruikt zodat iedereen snel materiaal terugvindt.

1. Schooljaren als eerste mapniveau

Binnen elke Gedeelde Drive start de structuur met schooljaren. Dat maakt archiveren en opruimen eenvoudig. We noteren schooljaren voluit met een koppelteken, bijvoorbeeld: 2025-2026.

Voorbeeld in een leerjaar-drive:

3de leerjaar
│
├── 2024-2025
│   ├── Wiskunde
│   ├── Taal
│   ├── Wereldoriëntatie
│   └── Toetsen
│
├── 2025-2026
│   ├── Wiskunde
│   ├── Taal
│   ├── Wereldoriëntatie
│   └── Toetsen
│
└── Archief

Voorbeeld in de zorg-drive:

Zorg
│
├── 2024-2025
│   ├── Zorgoverleg
│   ├── Observaties
│   └── Documenten
│
├── 2025-2026
│   ├── Zorgoverleg
│   ├── Observaties
│   └── Documenten
│
└── Archief

Voordelen:

materiaal uit verschillende jaren raakt niet vermengd
een volledig schooljaar kan in één beweging gearchiveerd worden
nieuwe documenten komen automatisch in het juiste jaar terecht

2. Werk van algemeen naar specifiek

Binnen een schooljaar ga je van grote categorieën naar concreet lesmateriaal. Het principe: bovenaan brede mappen, daaronder steeds specifieker materiaal.

Voorbeeld:

2025-2026
│
├── Wiskunde
│   ├── Lesmateriaal
│   ├── Werkbladen
│   └── Toetsen
│
├── Taal
│   ├── Lesmateriaal
│   ├── Werkbladen
│   └── Toetsen

3. Beperk het aantal niveaus

Te diepe structuren maken documenten moeilijk vindbaar. Vermijd lange ketens van mappen.

Richtlijn:

Drive → Schooljaar → Vak / Thema → Document

4. Gebruik duidelijke en consistente namen

Consistentie helpt bij zoeken. Aanbevolen afspraken:

schooljaren: 2025-2026
datums: 2025-10-14 vergadering
korte en duidelijke mapnamen
geen verschillende schrijfwijzen voor dezelfde categorie

5. Persoonlijk werk hoort niet in de Gedeelde Drive

De Gedeelde Drive bevat materiaal dat door het team gebruikt wordt.

Gebruik Mijn Drive voor:

kladversies
persoonlijke notities
tijdelijke documenten

Plaats documenten pas in de Gedeelde Drive wanneer ze bruikbaar zijn voor het team.

6. Jaarlijks archiveren

Aan het einde van het schooljaar:

verplaats het schooljaar naar Archief
maak een nieuwe map voor het nieuwe schooljaar
kopieer enkel materiaal dat opnieuw gebruikt wordt

Dit houdt de werkmappen overzichtelijk.

7. Denk aan collega’s

De structuur moet ook duidelijk zijn voor iemand die het document niet zelf heeft gemaakt.

Praktische vraag bij het opslaan:

“Kan een collega dit snel terugvinden zonder uitleg?”