Verhuis naar de Mirho Google Workspace

De basisscholen maken stap voor stap de overstap naar een nieuwe manier van werken. We verhuizen onze documenten van de oude mappen (SharePoint/Windows) naar onze eigen Google-omgeving.

De manier waarop we straks samenwerken in de nieuwe omgeving wordt uitgelegd op de volgende pagina’s:

• Samenwerken: Hoe werkt het in Google?

• Onze nieuwe mappen en groepen: Alles over Gedeelde Drives.

• Orde en netheid: Hoe houden we onze documenten overzichtelijk?

Het doel? Een plek waar we makkelijker documenten kunnen terugvinden en beter kunnen samenwerken, zonder dat je dagelijkse werk in de klas wordt verstoord.

Belangrijke update: een kortere route!
We gaan niet eerst via een tijdelijke tussenstop, maar verhuizen je bestanden in één keer direct naar de nieuwe Google Gedeelde Drives. Dat betekent minder handelingen en sneller wennen aan je definitieve werkplek.

 

Stap 1 — De mappen op "slot" om fouten te voorkomen

Op de afgesproken datum zetten we de huidige SharePoint-mappen op "alleen-lezen". Dit betekent dat je alle documenten nog wel kunt openen en bekijken, maar je kunt ze niet meer bewerken of opslaan.

• Scharrel: donderdag 26 maart

• De Klimtoren: dinsdag 31 maart

Waarom doen we dit? We willen voorkomen dat er verschillende versies van hetzelfde document ontstaan. Als je nu iets zou aanpassen, wordt die wijziging niet meegenomen naar de nieuwe Google-omgeving. Zo houden we alles netjes bij elkaar.

Hoe kan ik mijn bestanden nog bekijken? Je kunt je documenten gewoon blijven raadplegen zoals je dat gewend bent:

• Via het gele mapje op je computer (de Verkenner).

• Of via de browser (online op SharePoint).

Belangrijk: Ga in deze periode niet zelf documenten downloaden naar je eigen computer om ze daar aan te passen. Wacht heel even tot de verhuizing naar Google klaar is, zodat we zeker weten dat iedereen in de juiste, nieuwste versie werkt.

Stap 2 — De grote verhuizing door ICT

Zodra de mappen op slot staan, gaat het ICT-team aan de slag. Wij verhuizen alle documenten van de oude SharePoint naar de nieuwe Mirho Google Workspace.

Wat gebeurt er precies? In overleg met de directie hebben we een nieuwe, logische indeling gemaakt. Wij zorgen ervoor dat alle documenten direct op de juiste plek in de Gedeelde Drives terechtkomen.

• Geen extra werk voor jou: Je hoeft zelf geen bestanden te verslepen of te uploaden. Wij doen het zware werk.

• Logische indeling: De mappenstructuur die je gewend bent, nemen we zo veel mogelijk over, maar dan overzichtelijker en volgens de nieuwe afspraken.

Goed om te weten: Omdat wij de verhuizing doen, weten we zeker dat er niets achterblijft in de oude omgeving. Alles krijgt een fris plekje in de nieuwe Google-omgeving.

Stap 3 — Inloggen op je nieuwe Google Drive

Je computer en je Windows-account blijven gewoon zoals ze zijn. Je logt dus nog steeds op de vertrouwde manier in op je laptop. Het enige wat we nu doen, is de nieuwe Google Drive (het gekleurde driehoekje) toevoegen aan je computer.

Hoe ga je te werk?

1. 1. Open Google Drive: Zoek op je computer naar het programma met het gekleurde driehoekje.

   2. Meld je aan: Log hier éénmalig in met je nieuwe Mirho-account.

   3. Klaar! Zodra je bent ingelogd, verschijnen je nieuwe mappen (de Gedeelde Drives) automatisch in je vertrouwde gele mapje (de Verkenner).

Stap 4 — Je eigen spullen verhuizen

De grote gezamenlijke mappen heeft ICT al verhuisd. Nu is het tijd voor de laatste stap: je eigen persoonlijke werkbestanden overzetten naar de nieuwe structuur. Dit zijn de bestanden die nu nog in je persoonlijke "blauwe wolkje" (OneDrive) staan, op je bureaublad of een andere locatie.

Wat moet je doen?

1. Kies je bestanden: Kijk in je persoonlijke OneDrive, Documenten je bureaublad welke documenten je nog nodig hebt voor je werk.

2. Verplaats ze naar de Gedeelde Drive: Sleep deze bestanden naar de juiste map in de nieuwe Gedeelde Drives (het gekleurde driehoekje).

3. Opruimen: Bestanden die je niet meer gebruikt? Die hoef je niet te verhuizen. Zo beginnen we met een schone lei in de nieuwe omgeving.

Waarom is dit belangrijk? Zodra je bestanden in de Gedeelde Drive staan, staan ze veilig op de plek waar we voortaan met het hele team samenwerken. Je hoeft dan nooit meer te zoeken: alles van de school én jouw eigen werk staan dan netjes bij elkaar onder het gekleurde driehoekje.

Belangrijk:
- bestanden worden verplaatst, niet gekopieerd
- zo vermijden we dubbele versies
- het helpt om oude en overbodige documenten meteen op te ruimen

Hulp nodig bij het verplaatsen? Geen zorgen! Vraag een collega om even over je schouder mee te kijken. Het is letterlijk: oppakken in het blauwe wolkje en neerzetten in de gekleurde driehoek.

Stap 5 — Je e-mails verhuizen (tegen 1 mei)

Geen zorgen: je e-mails verhuizen op een later tijdstip. Tot die tijd blijf je gewoon mailen zoals je dat nu doet (via Outlook of het vertrouwde blauwe envelopje).

• Wanneer? De verhuizing van je mailbox staat gepland rond 1 mei.

• Wat moet je nu doen? Helemaal niets. Je kunt je huidige e-mail gewoon blijven gebruiken terwijl je ondertussen al wel in de nieuwe Gedeelde Drives werkt.

Tegen 1 mei krijg je van ons opnieuw een seintje met de laatste stap om ook je e-mails over te zetten naar je nieuwe Google-account.

Begeleiding door ICT

ICT zal op regelmatige momenten langskomen in de basisscholen om te ondersteunen bij het opruimen en de voorbereiding van de migratie. Wegens praktische en wettelijke beperkingen (GDPR) kunnen wij niet alles voor jullie verplaatsen. Help elkaar waar mogelijk en spreek ICT aan bij twijfel of vragen.

Dit is een verandering die impact heeft op de manier van werken, maar de bedoeling is dat de nieuwe omgeving duidelijker, overzichtelijker en eenvoudiger wordt voor iedereen. Niemand moet dit alleen uitzoeken: de overstap gebeurt stap voor stap en met begeleiding.