Spring naar de hoofdinhoud

Verhuis naar de Mirho Google Workspace

De basisscholen stappenmaken geleidelijkstap overvoor stap de overstap naar een nieuwe manier van werken. We verhuizen onze documenten van de huidigeoude Windows-omgevingmappen met SharePoint(SharePoint/Windows) naar deonze eigen Mirho Google WorkspaceGoogle-omgeving.

Deze

Het overgangdoel? gebeurtEen inplek verschillende stappen zodatwaar we demakkelijker structuurdocumenten kunnen verbeterenterugvinden en beter kunnen samenwerken, zonder dat hetje dagelijkse werk stilvalt.in de klas wordt verstoord.

De manier waarop we straks samenwerken in de nieuwe omgeving wordt uitgelegd op de volgende pagina’s:

DezeBelangrijke afsprakenupdate: bepaleneen hoekortere route!
We gaan niet eerst via een tijdelijke tussenstop, maar verhuizen je bestanden in één keer direct naar de nieuwe Google Gedeelde Drives. Dat betekent minder handelingen en sneller wennen aan je definitieve werkplek.

Stap 1 — De mappen op "slot" om fouten te voorkomen

Op de afgesproken datum zetten we de huidige SharePoint-mappen op "alleen-lezen". Dit betekent dat je alle documenten wordennog bewaard,wel gedeeldkunt openen en georganiseerdbekijken, maar je kunt ze niet meer bewerken of opslaan.

    Scharrel: donderdag 26 maart

    De Klimtoren: dinsdag 31 maart

    Waarom doen we dit? We willen voorkomen dat er verschillende versies van hetzelfde document ontstaan. Als je nu iets zou aanpassen, wordt die wijziging niet meegenomen naar de nieuwe Google-omgeving. Zo houden we alles netjes bij elkaar.

    Hoe kan ik mijn bestanden nog bekijken? Je kunt je documenten gewoon blijven raadplegen zoals je dat gewend bent:

      Via het gele mapje op je computer (de Verkenner).

      Of via de browser (online op SharePoint).

      Belangrijk: Ga in deze periode niet zelf documenten downloaden naar je eigen computer om ze daar aan te passen. Wacht heel even tot de verhuizing naar Google klaar is, zodat we zeker weten dat iedereen in de juiste, nieuwste versie werkt.

      Stap 2 — De grote verhuizing door ICT

      Zodra de mappen op slot staan, gaat het ICT-team aan de slag. Wij verhuizen alle documenten van de oude SharePoint naar de nieuwe Mirho Google Workspace.

      Wat gebeurt er precies? In overleg met de directie hebben we een nieuwe, logische indeling gemaakt. Wij zorgen ervoor dat alle documenten direct op de juiste plek in de Gedeelde Drives terechtkomen.

        Geen extra werk voor jou: Je hoeft zelf geen bestanden te verslepen of te uploaden. Wij doen het zware werk.

        Logische indeling: De mappenstructuur die je gewend bent, nemen we zo veel mogelijk over, maar dan overzichtelijker en volgens de nieuwe afspraken.

        Goed om te weten: Omdat wij de verhuizing doen, weten we zeker dat er niets achterblijft in de oude omgeving. Alles krijgt een fris plekje in de nieuwe Google-omgeving.

        Gemini_Generated_Image_dtvll1dtvll1dtvl.png

        Stap 13 — OpruimenInloggen op je nieuwe Google Drive

        Je computer en je Windows-account blijven gewoon zoals ze zijn. Je logt dus nog steeds op de vertrouwde manier in op je laptop. Het enige wat we nu doen, is de nieuwe Google Drive (het gekleurde driehoekje) toevoegen aan je computer.

        Hoe ga je te werk?

            Open Google Drive: Zoek op je computer naar het programma met het gekleurde driehoekje.

            Meld je aan: Log hier éénmalig in met je nieuwe Mirho-account.

            Klaar! Zodra je bent ingelogd, verschijnen je nieuwe mappen (de Gedeelde Drives) automatisch in je vertrouwde gele mapje (de Verkenner).

            Stap 4 — Aanvullen en opruimen in de huidigenieuwe omgeving

            Voor de eigenlijke migratie werken we eerst met een tussenstap in de vertrouwde omgeving. In SharePoint is al een nieuwe mappenstructuur aangemaakt die overeenkomt met de toekomstige structuur in Google Workspace.

            De bedoeling is dat bestanden verplaatst worden naar deze nieuwe structuur.

            Belangrijk:
            - bestanden worden verplaatst, niet gekopieerd
            - zo vermijden we dubbele versies
            - het helpt om oude en overbodige documenten meteen op te ruimen

            Door dit vooraf te doen, wordt de uiteindelijke migratie eenvoudiger en overzichtelijker.

            Stap 2 — Tijdelijk enkel lezen

            Wanneer de documenten correct in de nieuwe structuur staan, wordt de SharePoint-omgeving tijdelijk op enkel lezen gezet. In deze periode kunnen bestanden nog bekeken worden, maar niet meer aangepast.

            Dit zorgt ervoor dat alle gegevens stabiel blijven voor de volgende stap.

            Stap 3 — Overzetten naar Google Workspace

            Na deze fase zal ICT alle data verplaatsen naar de Mirho Google Workspace. De nieuwe structuur wordt daarbij automatisch overgenomen in de Gedeelde Drives.

            Voor de meeste personeelsleden zal de overgang daardoor beperkt blijven tot het werken in een nieuwe omgeving met dezelfde logische structuur.

            Nieuwe accounts

            Alle personeelsleden krijgen ondertussen al hun Mirho Google-account. In deze omgeving staat de toekomstige structuur al klaar.

            Dit geeft iedereen de kans om:

              al eens in te loggen

              vertrouwd te raken met de omgeving

              de nieuwe structuur te bekijken

              Begeleiding door ICT

              ICT zal op regelmatige momenten langskomen in de basisscholen om te ondersteunen bij het opruimen en de voorbereiding van de migratie. Wegens praktische en wettelijke beperkingen (GDPR) kunnen wij niet alles voor jullie verplaatsen. Help elkaar waar mogelijk en spreek ICT aan bij twijfel of vragen.

              Dit is een verandering die impact heeft op de manier van werken, maar de bedoeling is dat de nieuwe omgeving duidelijker, overzichtelijker en eenvoudiger wordt voor iedereen. Niemand moet dit alleen uitzoeken: de overstap gebeurt stap voor stap en met begeleiding.

              Terug naar boven