Verhuis naar de Mirho Google Workspace

De basisscholen stappen geleidelijk over van de huidige Windows-omgeving met SharePoint naar de Mirho Google Workspace. Deze overgang gebeurt in verschillende stappen zodat we de structuur kunnen verbeteren zonder dat het dagelijkse werk stilvalt.

De manier waarop we straks samenwerken in de nieuwe omgeving wordt uitgelegd op de volgende pagina’s:

• Samenwerken in de Mirho Google Workspace

• Groepen en Gedeelde Drives basisscholen

• Structuur voor orde in de Gedeelde Drives

Deze afspraken bepalen hoe documenten worden bewaard, gedeeld en georganiseerd in de nieuwe omgeving.

Stap 1 — Opruimen in de huidige omgeving

Voor de eigenlijke migratie werken we eerst met een tussenstap in de vertrouwde omgeving. In SharePoint is al een nieuwe mappenstructuur aangemaakt die overeenkomt met de toekomstige structuur in Google Workspace.

De bedoeling is dat bestanden verplaatst worden naar deze nieuwe structuur.

Belangrijk:
- bestanden worden verplaatst, niet gekopieerd
- zo vermijden we dubbele versies
- het helpt om oude en overbodige documenten meteen op te ruimen

Door dit vooraf te doen, wordt de uiteindelijke migratie eenvoudiger en overzichtelijker.

Stap 2 — Tijdelijk enkel lezen

Wanneer de documenten correct in de nieuwe structuur staan, wordt de SharePoint-omgeving tijdelijk op enkel lezen gezet. In deze periode kunnen bestanden nog bekeken worden, maar niet meer aangepast.

Dit zorgt ervoor dat alle gegevens stabiel blijven voor de volgende stap.

Stap 3 — Overzetten naar Google Workspace

Na deze fase zal ICT alle data verplaatsen naar de Mirho Google Workspace. De nieuwe structuur wordt daarbij automatisch overgenomen in de Gedeelde Drives.

Voor de meeste personeelsleden zal de overgang daardoor beperkt blijven tot het werken in een nieuwe omgeving met dezelfde logische structuur.

Nieuwe accounts

Alle personeelsleden krijgen ondertussen al hun Mirho Google-account. In deze omgeving staat de toekomstige structuur al klaar.

Dit geeft iedereen de kans om:

• al eens in te loggen

• vertrouwd te raken met de omgeving

• de nieuwe structuur te bekijken

Begeleiding door ICT

ICT zal op regelmatige momenten langskomen in de basisscholen om te ondersteunen bij het opruimen en de voorbereiding van de migratie. Wegens praktische en wettelijke beperkingen (GDPR) kunnen wij niet alles voor jullie verplaatsen. Help elkaar waar mogelijk en spreek ICT aan bij twijfel of vragen.

Dit is een verandering die impact heeft op de manier van werken, maar de bedoeling is dat de nieuwe omgeving duidelijker, overzichtelijker en eenvoudiger wordt voor iedereen. Niemand moet dit alleen uitzoeken: de overstap gebeurt stap voor stap en met begeleiding.